¿CUANTO TIEMPO DEBE CONSERVARSE LA DOCUMENTACIÓN MERCANTIL Y FISCAL EN EL ARCHIVO DE LA EMPRESA?

El objeto de esta nota es dar unas pautas para decidir cuánto tiempo guardamos la documentación empresarial, teniendo en cuenta que la normativa existente fija distintos plazos de prescripción  en material mercantil y fiscal .
Plazo de conservación según normas mercantiles:

El Código de Comercio dispone que los empresarios conservaran sus libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se disponga por disposiciones generales o especiales.
Por consiguiente, las empresas deben conservar toda su documentación mercantil durante seis años.
No obstante, resulta muy recomendable conservar indefinidamente:
- Libros oficiales de contabilidad.
- Escrituras.
- Contratos estableciendo relaciones a largo plazo.
- Copias de seguridad informáticas sobre registros contables.
Plazo de conservación del archivo según las normas tributarias:

La Ley General Tributaria establece un plazo de prescripción en el ámbito fiscal de cuatro años a contar desde la finalización del plazo de presentación de las declaraciones- para determinar la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación, así como para exigir el pago de las deudas tributarias, este plazo puede interrumpirse por cualquier actuación de Hacienda o el propio obligado tributario. 
No obstante, las facultades de investigación y comprobación de la inspección podrán realizarse en todo momento sin que se hallen sujetas a plazo alguno. Es decir, la actividad sometida a un plazo prescripción (4 años) es la de determinación de la deuda tributaria mediante la correspondiente liquidación, pero no la actividad de comprobación que, por ejemplo, pueda afectar a terceros y comportar obligaciones de suministro de información a la inspección.
Por ello, las empresas deberían conservar toda la documentación con trascendencia tributaria durante un período mínimo de seis años a efectos de una posible actuación de la Administración Tributaria.
Asimismo, la inspección puede llevar a cabo actuaciones para comprobar partidas contables de ingresos y gastos o reversiones de ajustes extracontables a las bases imponibles correspondientes a ejercicios prescritos cuando éstas tengan trascendencia para fijar la base imponible del ejercicio objeto de comprobación.
Igual ocurre con las bases imponibles negativas sobre las que se quiera hacer valer el derecho de compensación más allá de los ejercicios de prescripción, de acuerdo con la Ley del Impuesto sobre Sociedades.
Esto implica que las empresas deberán conservar todos los justificantes y documentación que extiendan sus efectos a ejercicios no prescritos.
Por ejemplo, si una empresa tiene derecho a amortizar determinados gastos o activos, y a cargar los gastos correspondientes en las cuentas de resultados de los ejercicios futuros, también la inspección tiene el derecho a comprobar el origen de tales cargos, aunque procedan de ejercicios prescritos.
Por la misma razón, cuando existan bases negativas a compensar (generalmente por haber incurrido en pérdidas contables) deberá conservarse la documentación del ejercicio en que se produjeron hasta la prescripción fiscal del ejercicio en que se hubiese compensado. 
En consecuencia, es necesario conservar durante un plazo superior al de prescripción fiscal de cuatro años la documentación correspondiente a todos aquellos bienes o derechos que puedan generar en el futuro ingresos y gastos contables/fiscales en concepto de amortizaciones o beneficios o pérdidas por alteraciones patrimoniales, entre otros:
- Facturas y otros documentos de adquisición de inmovilizados.
- Facturas de gastos amortizables.
- Documentos de adquisición de valores mobiliarios.
- Documentación sobre subvenciones.
- Documentación sobre concesiones.
- Declaraciones presentadas por el Impuesto sobre Sociedades.
- Toda la documentación relativa a ejercicios con bases imponibles negativas hasta cuatro años después de haberlas compensado.
                                               PIERA ASESORIAS Y SERVICIOS S.L.
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