¿Cómo evitar el cierre registral por falta de depósito de cuentas?
Si no deposita sus cuentas, hasta el día
31 de diciembre no tendrá ningún problema para inscribir cualquier documento en
el Registro Mercantil, pero a partir del 1 de enero de 2020, el Registro puede
y solo "puede", (como le explicamos a continuación) quedar bloqueado
para Ud.
La mayoría de las sociedades mercantiles
cierran su ejercicio el 31 de diciembre por lo que tienen de plazo hasta
finales de julio para presentar las cuentas anuales al Registro Mercantil de su
provincia.
"Dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, los
administradores de la sociedad deben presentar, para su depósito en el Registro
Mercantil, certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de
dichas cuentas y de aplicación del resultado, así como un ejemplar de cada una
de ellas"( art. 279 LSC)
Fechas clave
3 meses: Formulación de cuentas (31 de marzo)
4 meses: Legalización de libros de contabilidad (30 de abril)
6 meses: aprobación de las cuentas anuales (30 de junio)
1 mes tras la aprobación de cuentas anuales: Depósito RM (30 de julio)
El incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de
depositar las cuentas dentro del plazo establecido, puede dar lugar al cierre
del Registro Mercantil, o lo que es igual, a que no se inscriba en el Registro
documento alguno referido a su sociedad mientras el incumplimiento persista,
además de la imposición por parte del ICAC de una multa por importe de 1.200 a
60.000 euros en función de la dimensión de la sociedad y de la más que probable
responsabilidad de los administradores sociales.
Téngalo claro que, si no ha depositado sus cuentas, hasta el día 31 de
diciembre, no tendrá ningún problema para inscribir cualquier documento en el
Registro Mercantil, pero a partir del 1 de enero de 2020, el Registro quedará
bloqueado
Así lo contempla expresamente en el artículo 378.1 del Reglamento de
Registro Mercantil que dice:
Transcurrido un año desde la fecha del cierre del ejercicio social sin que
se haya practicado en el Registro el depósito de las cuentas anuales
debidamente aprobadas, el Registrador Mercantil no inscribirá ningún documento
presentado con posterioridad a aquella fecha, hasta que, con carácter previo,
se practique el depósito. Se exceptúan los títulos relativos al cese o dimisión
de Administradores, Gerentes, Directores generales o Liquidadores, y a la
revocación o renuncia de poderes, así como a la disolución de la sociedad y al
nombramiento de liquidadores y a los asientos ordenados por la Autoridad
judicial o administrativa.
En consecuencia, cualquier modificación que queramos realizar en los
estatutos sociales como puede ser un cambio de domicilio o de denominación u
objeto social no tendrá validez ante acreedores, proveedores o clientes, ni
ningún aumento o reducción de capital o venta de acciones o participaciones
podrá inscribirse. En definitiva, podríamos hablar del suicidio registral
de las sociedades incumplidoras.
Responsabilidad de los administradores
Respecto a la responsabilidad de los administradores, resulta evidente que
si no se cumplen los plazos establecidos en la ley y por tanto no se presentan
las cuentas a tiempo, el administrador no está actuando diligentemente, por lo
que se le podrían reclamar los daños y perjuicios causados.
Pero además de esta responsabilidad por daños, el administrador también
puede incurrir en una responsabilidad por deudas, es decir, por no disolver o
liquidar la sociedad o, en su caso, instar la declaración del concurso de
acreedores cuando la situación económica de la empresa es de insolvencia real
aunque "latente o desconocida" por no haberse formulado y presentado
las cuentas anuales en los plazos marcados por la normativa vigente.
Hasta aquí, los cierres, las multas y las responsabilidades,
pero, ¿Qué ocurre si no se aprueban las cuentas anuales? ¿Es posible el
depósito de cuentas no aprobadas?
El legislador es consciente de que puede suceder que la sociedad no apruebe
sus cuentas anuales, y que, por tanto, le resulte imposible cumplir con la
obligación de su depósito. Las causas pueden ser numerosas y variopintas desde
una situación de bloqueo, un error, o una mala gestión contable. Permitir que
en estos casos una sociedad quede muerta, registralmente hablando, es excesivo.
Para evitar el rigor del artículo 378.1 del
Reglamento del Registro Mercantil , este mismo artículo en su
apartado quinto establece que si las cuentas anuales no se hubieran
depositado por no estar aprobadas por la Junta general, no procederá el cierre
registral ni la responsabilidad de los administradores derivada de este hecho
siempre que se acredite esta circunstancia mediante certificación del órgano de
administración con firmas legitimadas o por medio del acta notarial de la junta
general en la que conste la no aprobación. Todo ello:
·
• Sin tener que explicar el porqué. No olvide
que, tras numerosos pronunciamientos de la Dirección General de los Registros y
del Notariado, a través de distintas resoluciones (19 de Julio de 2005 , 20 de Julio de 2005 , 2 de Agosto de 2005),
es clara la doctrina que impide a los Registradores entrar a valorar el fondo
del asunto o lo que es igual proceder a calificar la causa de la no aprobación
de las cuentas anuales.
·
• Sin contar con límites temporales. En este
sentido, tenga en cuenta, que la acreditación de la falta de aprobación de las
cuentas no puede ser interpretada exigiendo que esa justificación documental se
presente en el Registro dentro del plazo de un año, toda vez que dicha norma
presupone que el cierre registral se ha producido, precisamente, por el
transcurso de dicho plazo. Res. DGRN de 22 de
abril de 2019
Fuente : Wolters Kluwer
Cuál es la fecha de adquisición de un inmueble heredado: ¿la del fallecimiento o la de la aceptación de la herencia?
Consulta Vinculante
V1316-08
Descripción de los hechos:
Al fallecimiento de su padre, acaecido el 26 de diciembre de 1994, la
consultante y su hermano heredaron la nuda propiedad del 50 por 100 indiviso de
un inmueble adquirido por sus padres el 10 de enero de 1983, para su sociedad
de gananciales, correspondiendo a la madre el usufructo vitalicio del mismo.
Al fallecimiento de su madre, el 1 de junio de 2006, consolidaron el pleno
dominio de esa parte indivisa y adquirieron el pleno dominio de la otra mitad
indivisa.
Es intención de los actuales propietarios del inmueble proceder a su venta,
que, previsiblemente, generará una ganancia patrimonial.
Cuestión Planteada:
Fecha de adquisición del
inmueble.
Contestación completa:
La transmisión de un bien adquirido por herencia origina, en el heredero o
legatario, la correspondiente ganancia o pérdida patrimonial, calculada
conforme a las reglas de los artículos 34 y siguientes de la Ley 35/2006, de 28
de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y de
modificación parcial de las leyes de los Impuestos sobre Sociedades, sobre la
Renta de no Residentes y sobre el Patrimonio (BOE de 29 de noviembre).
Respecto a la fecha de adquisición, será la de adquisición por herencia del
bien, según las normas del Código Civil, produciéndose la misma con carácter
derivativo, con la aceptación de la herencia, si bien los efectos subsiguientes
se retrotraen al momento de la muerte del causante, de acuerdo con el artículo 989
del Código Civil. En definitiva, una vez aceptada la herencia, se entiende que
la adquisición se produjo en el momento del fallecimiento del causante.
En el caso consultado existen dos fechas de adquisición del inmueble, la de
los fallecimientos de cada uno de los causantes, entendiéndose que la
adquisición del 50 por 100 inicial se refiere a la integridad del dominio, pues
la extinción del usufructo por muerte del usufructuario no comporta una nueva
adquisición por quien detenta la propiedad, sino que es el propio régimen legal
de este derecho real de goce o disfrute el que establece que la muerte del
usufructuario lo extingue (artículo 513.1º, Código Civil), recuperando el
propietario las facultades de goce de las que se había visto privado en su constitución.
Fuente: Asesor excelente
Pagos en efectivo: límites, métodos y documentos acreditativos.
Los pagos en efectivo
por parte de empresas, trabajadores autónomos o particulares de nacionalidad
española o extranjera tienen una serie de límites establecidos por la AEAT. El
objetivo de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria es reducir y evitar
el fraude fiscal así como el blanqueo de capitales.
Así como establece la ley, no podrán pagarse en efectivo aquellas operaciones donde una de las partes intervinientes se trate de un empresario o profesional y que además el importe sea igual o superior a 2.500 euros o su contravalor en moneda extranjera.
En el caso de que el pagador sea una persona física que no tiene su domicilio fiscal en España y no actúe como empresario o profesional, el importe se fija en 15.000 euros.
¿Qué entendemos por efectivo?
Se entiende como pago en efectivo los siguientes medios de pago:
- Los billetes y monedas nacionales o extranjeras
- Los cheques bancarios al portador
- Cualquier otro medio físico incluyendo los electrónicos.
¿Qué obligaciones conllevan las operaciones que no pueden pagarse en efectivo?
Los intervinientes en dichas operaciones (empresario, profesional o persona física) deben conservar los justificantes del pago durante 5 años desde su fecha para demostrar que se efectuó a través otros medios de pago distintos al efectivo.
Si por cualquier motivo la AEAT te pidiera justificar un pago en efectivo, debes saber que para acreditar un pago en efectivo puedes presentar un recibo, una carta de pago o certificaciones acreditativas de ingreso.
La factura recibida por parte de nuestro proveedor nunca sería suficiente.
¿Qué sucede si incumplo las limitaciones?
Como ya sabes, todo incumplimiento de las normas establecidas por ley dan lugar a infracciones.
En este caso, el incumplimiento de las limitaciones a los pagos en efectivo suponen una infracción administrativa que se da en el caso de que los intervinientes paguen el importe total o parcial en efectivo incumpliendo la limitación indicada.
Tanto el pagador como el receptor se harán cargo de forma solidaria de la infracción cometida y de la sanción correspondiente. La Agencia Tributaria puede exigir el abono de la sanción tanto al pagador como al comprador o a ambos.
¿Cuál sería el importe de la sanción en caso de incumplimiento?
La sanción por el incumplimiento de las limitaciones será el 25% de la base de la sanción. Dicha base será igual a la cuantía pagada en efectivo, siempre y cuando en las operaciones de importe igual o superior a 2.500 euros o 15.000 euros.
Por ejemplo, una operación entre 2 empresarios cuyo importe es de 10.000 euros el pago se realiza en efectivo. El importe de la sanción será del 25% sobre el pago en efectivo que son 10.000 euros, que supone una sanción de 2.500 euros.
La infracción mencionada finalizará a los 5 años, que comenzarán a contarse desde el día en que la infracción se hubiera cometido.
La AEAT puede librar a cualquiera de las partes en caso de que éste denuncie el pago en efectivo a la otra parte. Para ello, la denuncia debe efectuarse cuando no hayan transcurrido más de 3 meses desde que se realizó el pago indebido. Es posible realizar la denuncia del pago en efectivo a través de la web de la Agencia Tributaria o en los registros de las Delegaciones de la AEAT.
Así como establece la ley, no podrán pagarse en efectivo aquellas operaciones donde una de las partes intervinientes se trate de un empresario o profesional y que además el importe sea igual o superior a 2.500 euros o su contravalor en moneda extranjera.
En el caso de que el pagador sea una persona física que no tiene su domicilio fiscal en España y no actúe como empresario o profesional, el importe se fija en 15.000 euros.
¿Qué entendemos por efectivo?
Se entiende como pago en efectivo los siguientes medios de pago:
- Los billetes y monedas nacionales o extranjeras
- Los cheques bancarios al portador
- Cualquier otro medio físico incluyendo los electrónicos.
¿Qué obligaciones conllevan las operaciones que no pueden pagarse en efectivo?
Los intervinientes en dichas operaciones (empresario, profesional o persona física) deben conservar los justificantes del pago durante 5 años desde su fecha para demostrar que se efectuó a través otros medios de pago distintos al efectivo.
Si por cualquier motivo la AEAT te pidiera justificar un pago en efectivo, debes saber que para acreditar un pago en efectivo puedes presentar un recibo, una carta de pago o certificaciones acreditativas de ingreso.
La factura recibida por parte de nuestro proveedor nunca sería suficiente.
¿Qué sucede si incumplo las limitaciones?
Como ya sabes, todo incumplimiento de las normas establecidas por ley dan lugar a infracciones.
En este caso, el incumplimiento de las limitaciones a los pagos en efectivo suponen una infracción administrativa que se da en el caso de que los intervinientes paguen el importe total o parcial en efectivo incumpliendo la limitación indicada.
Tanto el pagador como el receptor se harán cargo de forma solidaria de la infracción cometida y de la sanción correspondiente. La Agencia Tributaria puede exigir el abono de la sanción tanto al pagador como al comprador o a ambos.
¿Cuál sería el importe de la sanción en caso de incumplimiento?
La sanción por el incumplimiento de las limitaciones será el 25% de la base de la sanción. Dicha base será igual a la cuantía pagada en efectivo, siempre y cuando en las operaciones de importe igual o superior a 2.500 euros o 15.000 euros.
Por ejemplo, una operación entre 2 empresarios cuyo importe es de 10.000 euros el pago se realiza en efectivo. El importe de la sanción será del 25% sobre el pago en efectivo que son 10.000 euros, que supone una sanción de 2.500 euros.
La infracción mencionada finalizará a los 5 años, que comenzarán a contarse desde el día en que la infracción se hubiera cometido.
La AEAT puede librar a cualquiera de las partes en caso de que éste denuncie el pago en efectivo a la otra parte. Para ello, la denuncia debe efectuarse cuando no hayan transcurrido más de 3 meses desde que se realizó el pago indebido. Es posible realizar la denuncia del pago en efectivo a través de la web de la Agencia Tributaria o en los registros de las Delegaciones de la AEAT.
Pagos en efectivo: límites, métodos y documentos acreditativos.
Los pagos en efectivo
por parte de empresas, trabajadores autónomos o particulares de nacionalidad
española o extranjera tienen una serie de límites establecidos por la AEAT. El
objetivo de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria es reducir y
evitar el fraude fiscal así como el blanqueo de capitales.
Así como establece la ley, no podrán pagarse en efectivo aquellas operaciones donde una de las partes intervinientes se trate de un empresario o profesional y que además el importe sea igual o superior a 2.500 euros o su contravalor en moneda extranjera.
En el caso de que el pagador sea una persona física que no tiene su domicilio fiscal en España y no actúe como empresario o profesional, el importe se fija en 15.000 euros.
¿Qué entendemos por efectivo?
Se entiende como pago en efectivo los siguientes medios de pago:
- Los billetes y monedas nacionales o extranjeras
- Los cheques bancarios al portador
- Cualquier otro medio físico incluyendo los electrónicos.
¿Qué obligaciones conllevan las operaciones que no pueden pagarse en efectivo?
Los intervinientes en dichas operaciones (empresario, profesional o persona física) deben conservar los justificantes del pago durante 5 años desde su fecha para demostrar que se efectuó a través otros medios de pago distintos al efectivo.
Si por cualquier motivo la AEAT te pidiera justificar un pago en efectivo, debes saber que para acreditar un pago en efectivo puedes presentar un recibo, una carta de pago o certificaciones acreditativas de ingreso.
La factura recibida por parte de nuestro proveedor nunca sería suficiente.
¿Qué sucede si incumplo las limitaciones?
Como ya sabes, todo incumplimiento de las normas establecidas por ley dan lugar a infracciones.
En este caso, el incumplimiento de las limitaciones a los pagos en efectivo suponen una infracción administrativa que se da en el caso de que los intervinientes paguen el importe total o parcial en efectivo incumpliendo la limitación indicada.
Tanto el pagador como el receptor se harán cargo de forma solidaria de la infracción cometida y de la sanción correspondiente. La Agencia Tributaria puede exigir el abono de la sanción tanto al pagador como al comprador o a ambos.
¿Cuál sería el importe de la sanción en caso de incumplimiento?
La sanción por el incumplimiento de las limitaciones será el 25% de la base de la sanción. Dicha base será igual a la cuantía pagada en efectivo, siempre y cuando en las operaciones de importe igual o superior a 2.500 euros o 15.000 euros.
Por ejemplo, una operación entre 2 empresarios cuyo importe es de 10.000 euros el pago se realiza en efectivo. El importe de la sanción será del 25% sobre el pago en efectivo que son 10.000 euros, que supone una sanción de 2.500 euros.
La infracción mencionada finalizará a los 5 años, que comenzarán a contarse desde el día en que la infracción se hubiera cometido.
La AEAT puede librar a cualquiera de las partes en caso de que éste denuncie el pago en efectivo a la otra parte. Para ello, la denuncia debe efectuarse cuando no hayan transcurrido más de 3 meses desde que se realizó el pago indebido. Es posible realizar la denuncia del pago en efectivo a través de la web de la Agencia Tributaria o en los registros de las Delegaciones de la AEAT.
Así como establece la ley, no podrán pagarse en efectivo aquellas operaciones donde una de las partes intervinientes se trate de un empresario o profesional y que además el importe sea igual o superior a 2.500 euros o su contravalor en moneda extranjera.
En el caso de que el pagador sea una persona física que no tiene su domicilio fiscal en España y no actúe como empresario o profesional, el importe se fija en 15.000 euros.
¿Qué entendemos por efectivo?
Se entiende como pago en efectivo los siguientes medios de pago:
- Los billetes y monedas nacionales o extranjeras
- Los cheques bancarios al portador
- Cualquier otro medio físico incluyendo los electrónicos.
¿Qué obligaciones conllevan las operaciones que no pueden pagarse en efectivo?
Los intervinientes en dichas operaciones (empresario, profesional o persona física) deben conservar los justificantes del pago durante 5 años desde su fecha para demostrar que se efectuó a través otros medios de pago distintos al efectivo.
Si por cualquier motivo la AEAT te pidiera justificar un pago en efectivo, debes saber que para acreditar un pago en efectivo puedes presentar un recibo, una carta de pago o certificaciones acreditativas de ingreso.
La factura recibida por parte de nuestro proveedor nunca sería suficiente.
¿Qué sucede si incumplo las limitaciones?
Como ya sabes, todo incumplimiento de las normas establecidas por ley dan lugar a infracciones.
En este caso, el incumplimiento de las limitaciones a los pagos en efectivo suponen una infracción administrativa que se da en el caso de que los intervinientes paguen el importe total o parcial en efectivo incumpliendo la limitación indicada.
Tanto el pagador como el receptor se harán cargo de forma solidaria de la infracción cometida y de la sanción correspondiente. La Agencia Tributaria puede exigir el abono de la sanción tanto al pagador como al comprador o a ambos.
¿Cuál sería el importe de la sanción en caso de incumplimiento?
La sanción por el incumplimiento de las limitaciones será el 25% de la base de la sanción. Dicha base será igual a la cuantía pagada en efectivo, siempre y cuando en las operaciones de importe igual o superior a 2.500 euros o 15.000 euros.
Por ejemplo, una operación entre 2 empresarios cuyo importe es de 10.000 euros el pago se realiza en efectivo. El importe de la sanción será del 25% sobre el pago en efectivo que son 10.000 euros, que supone una sanción de 2.500 euros.
La infracción mencionada finalizará a los 5 años, que comenzarán a contarse desde el día en que la infracción se hubiera cometido.
La AEAT puede librar a cualquiera de las partes en caso de que éste denuncie el pago en efectivo a la otra parte. Para ello, la denuncia debe efectuarse cuando no hayan transcurrido más de 3 meses desde que se realizó el pago indebido. Es posible realizar la denuncia del pago en efectivo a través de la web de la Agencia Tributaria o en los registros de las Delegaciones de la AEAT.
Tarifa Plana autónomos 2019
Los trabajadores por cuenta propia que
causen alta inicial o que no hubieran estado dados de alta en los dos años
anteriores (tres si ya se ha sido beneficiario) podrán disfrutar de una
bonificación en su cotización a la Seguridad Social que se extenderá en el
tiempo hasta 24 meses.
La nueva tarifa plana 2019 queda del
siguiente modo:
- 0-12
meses:
- Si elige la base mínima de cotización pagará 60 euros para cubrir las contingencias comunes
y profesionales (no están incluidos ni el cese, ni la formación
profesional).
- Si
elige una base más elevada, se aplica una reducción del 80% a la cuota.
- 12-18
meses: se aplica una reducción del 50% a la cuota. Si ha elegido la base
mínima se quedará en 141,65€/mes.
- 18-24
meses: se aplica una reducción del 30% a la cuota. Si ha elegido la base
mínima se quedará en 198,31€/mes.
Además, se debe tener en cuenta que, si
es mujer menor de 35 años u hombre menor de 30, puede disfrutar de 12
meses más de bonificación.
Por lo que del mes 24 al 36 seguirá
aplicando el 30% de bonificación. Es decir, tendrá un año más pagando los
198,31€ mensuales.
Consulte con su asesor.
¿Tienes ya implantado el registro de jornada? El 12 de mayo es obligatorio
Lo que hasta ahora era una simple
obligación formal el control de las horas realizadas en el centro de trabajo, a
partir del 12 de mayo pasará a ser materialmente obligatorio mediante un
registro de la jornada de todos los trabajadores, con una posible sanción de
hasta 6.250 euros.
La obligatoriedad de registrar la jornada
de trabajo no es nuevo en nuestro Ordenamiento, ya existe la obligación de las
empresas de controlar las horas que realizan sus trabajadores, obligación que
se ha materializado con el RDL 8/2019, de 8 de
marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la
precariedad laboral en la jornada de trabajo, incluyendo un nuevo apartado 9
al art.
34 ET posponiendo su entrada en vigor hasta el 12 de mayo de
2019. ¿Está tu empresa preparada?
Según el Subsecretario de Estado de Trabajo, Raúl Riesco, nuestro
Ordenamiento es bastante flexible en materia de jornada de trabajo y si la
Empresa acude a las horas extraordinarias puede ser porque no ha agotado todas
las posibilidades que el ET da para flexibilizar la jornada, como es la
posibilidad de realizar 12 horas durante 12 días consecutivos o redistribuir el
10% de las horas de jornada.
Más del 40% de las denuncias que llegan a la Inspección de Trabajo se
refieren al exceso de horas en la jornada de trabajo, por ello es un tema
importante a controlar por la Inspección.
A continuación te responderemos a algunas de las preguntas que suscita
dicha obligatoriedad.
¿A qué empresas afecta? ¿Qué
trabajadores deben registrar su jornada?
Afecta a todas las empresas, independiente del sector o del número de
trabajadores que tenga, incluidos los trabajadores autónomos con personas a su
cargo.
La obligación de registro de jornada es aplicable a todos los trabajadores que
se rigen por el Estatuto de los
Trabajadores, sean a tiempo completo o a tiempo parcial.
Recordemos que esta obligación de registro de jornada ya existía para el
contrato a tiempo parcial (art. 12.4.c ET)
y para el control de las horas extraordinarias (art. 35.5 ET).
Y ahora se ha extendido a los trabajadores a tiempo completo (art. 34.9 ET).
También es aplicable a los trabajadores desplazados en el extranjero, que deben
registrar su jornada de trabajo.
Las relaciones laborales de alta dirección están fuera del Estatuto se
regulan por RD
1382/1985, de 1 de agosto, que regula la relación laboral de
carácter especial del personal de Alta Dirección, y subsidiariamente por el
Código Civil, y por lo tanto, no están obligados al registro de su jornada.
Respecto a los trabajadores autónomos tampoco deben registrar su jornada,
pero sí la de sus trabajadores contratados.
¿Cómo organizar y documental el
registro?
De acuerdo con el segundo párrafo del art. 34.9 ET: «Mediante
negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del
empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores
en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada». Por
lo tanto, primero debemos estar a lo establecido en los Convenios Colectivos de
aplicación. Actualmente son pocos los que lo regulan y deberán ponerse al día
paulatinamente, hecho que supondrá un periodo transitorio hasta que su
regulación. Mientras ello ocurre, la Empresa deberá informar previamente de la
implementación del control y llegar a un acuerdo con los representantes de los
trabajadores; el pacto colectivo a nivel de empresa es una opción recomendable
puesto que la Inspección no tiene por qué entrar a validar lo acordado por las
partes. Y si no hay representación de los trabajadores o no se llega a ningún
acuerdo, es competencia de la Empresa la forma de implantación del sistema de
control de la jornada, puesto que de ella es la obligación.
Podría ocurrir que la Empresa realice pactos individuales con cada uno de
sus trabajadores pero estos no tendrían validez del acuerdo Empresa, aunque se
podrían presentar ante la Inspección de Trabajo en el caso que visitara la
Empresa y ella valoraría.
¿Qué medios son válidos?
La norma no establece ninguna forma, lo único que obliga es que se
especifique la hora de entrada y la hora de salida.
La Instrucción 1/2017 de la Inspección de Trabajo ofrece una orientación
bastante fiable. El texto afirma que el modelo será el que la empresa «elija
libremente», siempre que garantice «la fiabilidad y la invariabilidad de los
datos». Pueden emplearse, por tanto, sistemas informáticos o electrónicos
(tarjetas magnéticas, huella dactilar, verificación por el ordenador) u hojas
de cumplimentación manual.
Sin embargo, debemos tener muy en cuenta qué medios utilizamos para el
control de la jornada de los trabajadores, y que ello no suponga una
intromisión en la intimidad y vida personal de los empleados. La nueva LOPDGDD ya
establece determinadas exigencias concretas de información previa a la
plantilla de los medios y sus fines.
Tampoco podemos olvidar que el sistema que se establezca no vaya contra
la desconexión digital, el derecho de los trabajadores a la
intimidad en relación con el entorno digital y a la desconexión, concepto
añadido con el art. 20 bis ET,
tras la nueva
LOPDGDD.
Registro de jornada y protección de
datos
La Directora de AEPD, Mar España Martí, ha explicado qué implicaciones
conlleva el registro de jornada desde la perspectiva de la regulación de
protección de datos.
Desaparece el consentimiento tácito y el propio contrato de trabajo es base
legítima para la potestad de control del empresario, siempre respetando los
principios de minimización y finalidad de los sistemas de control. Pero sí hay
obligación por parte del empresario de informar a los trabajadores, a través de
sus representantes, de la existencia de esos mecanismos de control, de quién es
el responsable de ellos y de qué derechos pueden ejercer los trabajadores. Y
tampoco exonera al empresario para que adopte las medidas preventivas de
seguridad para el tratamiento de los datos personales que gestiona.
En el control de la jornada de trabajo entran en juego datos de carácter
personal en función del sistema de control que se realice, es el caso de
la huella digital o la geolocalización.
Se puede extrapolar al ámbito laboral el Informe 65/2015 que se emitió en
materia de educación, en referencia al uso de la huella digital para
el control de personas. En este punto la Empresa debe garantizar el uso
correcto de los datos biométricos y realizar un almacenamiento en un
dispositivo personal y no es un sistema centralizado general. Según el Informe,
la huella digital, considerado dato sensible, debe estar sometido a especiales
restricciones para su tratamiento.
El sistema que se implante debe cumplir con la finalidad que es el control
de la asistencia, sin olvidar el principio de proporcionalidad y minimización
del datos, es decir, que el dato solo sea objeto de tratamiento para el cumplimiento
de la finalidad perseguida.
Otra cuestión clave en materia de registro de jornada y protección de datos
la encontramos en la geolocalización. Es importante mencionar
la SAN
6-2-2019 (rec. 318/2018) que falló sobre la legalidad de imponer por
parte de la empresa un mecanismo de control de sus trabajadores mediante una
aplicación de geolocalización. En dicha sentencia se determinó que si bien es
un derecho legítimo de la empresa el control del empleado en el desempeño de su
puesto de trabajo, la obligación impuesta en este caso no supera el necesario
juicio de proporcionalidad, suponiendo un abuso del derecho empresarial.
¿Qué debe reflejar el registro?¿Cómo se
contabiliza las pausas o tiempo de descanso?
La norma solo establece que se debe especificar la hora de entrada y
salida; sin embargo, es recomendable que las pausas también queden
reflejadas en este registro para evitar posibles interpretaciones de
horas de exceso. Pero no olvidemos que los actos "preparativos" no
son tiempo de trabajo.
En este punto debemos diferenciar qué es tiempo efectivo de trabajo
y tiempo de presencia puesto que podemos encontrarnos, por ejemplo,
con trabajadores que alargan su jornada con los compañeros más de lo necesario.
O también hay trabajadores que entran antes al trabajo para evitar atascos y
desayunar y fichan posteriormente. La casuística es muy variada.
En 2017 se conoció el caso de un trabajador de una cadena de supermercado
que fue despedido por entrar antes a trabajar, «para preparar la
tienda» y no fichar; la empresa consideró que era un mala praxis, que
el tiempo estaba medido para que pudiera realizar su labor en las horas
establecidas y lo despidió.
Y también nos encontramos con las breves pausas a lo largo de la jornada
pero que su suma total pueden derivan en horas a lo largo del año. Pueden ir
desde las pausas breves sin salir del centro de trabajo, como es ir a por un
café, ir al lavabo o pausas de 15 minutos para tomar algo.
Habrá que estar a los convenios colectivos o los acuerdos
Empresa-trabajadores, como son los calendarios, en los que se determine las
pausas acordadas, pautadas y las que no. Un ejemplo sería quien come en la
oficina y por convenio tiene establecido 60 minutos para comer, si en el
cómputo diario salen 9 horas, se restaría la hora determinada para la comida,
no habiendo, por tanto, exceso de horas.
Otra duda que se puede plantear es cómo computa el tiempo de
desplazamiento, sería el caso de los comerciales. Según la STS de 4 diciembre de
2018 (rec. 188/2017), el desplazamiento al centro del cliente no
computa como tiempo de trabajo, a no ser que que por negociación colectiva se
establezca lo contrario.
Los sistemas de control del registro de jornada deben ser compatibles con
los diferentes supuestos de flexibilidad horaria, como es el caso
del teletrabajo, smartworking o el caso de los comerciales y directivos.
El accidente laboral durante la supuesta
jornada
Si la Empresa no registra la jornada de sus trabajadores y uno de ellos
sufre un accidente durante la supuesta jornada, existirá un grave problema.
Sobre todo porque se supone que no consta en ningún sitio que deba estar trabajando.
Fue el caso que se planteó en la STS 13/12/2018
(rec. 398/2017), en el que se consideró accidente de trabajo el
sufrido durante la pausa del café. Esta es una de las razones por las que
inspección de trabajo era partidaria de llevar un registro de horas para todos
los empleados.
¿Y quién controla la jornada de los trabajadores
que realizan trabajos para otra Empresa que nos es la que lo contrató? Casos de
ETT, subcontratas o limpieza de edificios
En el caso de los trabajadores de ETT que trabajan prestando sus servicios
en una empresa, la ETT debe controlar la jornada de sus trabajadores cedidos
pero la empresa usuaria debe conocerla y mantener elementos de contraste para
controlar la jornada de los trabajadores que tiene a su disposición, ya que
ella es la conocedora del trabajado realizado por estos.
Ello se podría extrapolar en el caso de las subcontrataciones pero con
matices, dependiendo si el trabajador realiza el trabajo en su centro de
trabajo o en el de la empresa usuaria.
También podemos encontrarnos con problemas de control en el sector de la
limpieza de edificios y locales. Estos trabajadores realizan su trabajo en
diferentes empresas que son los clientes. En estos casos, es el propio
trabajador el que apunta cuándo va a cada uno de los centros y el empresario
debe fiarse de lo establecido por el trabajador; en estos casos la empresa
podría adoptar otras medidas de control para dar verosimilitud al registro
realizado por el propio trabajador, y así ofrecer la Inspección de Trabajo algo
más en el caso de que le visite, no dando valor absoluto a lo establecido unilateralmente
por el trabajador.
¿Cuánto tiempo hay que conservar el
registro?
La empresa está obligada a conservar los registros durante 4 años, tiempo
en el que los representantes de los trabajadores, delegados de personal e
Inspección de Trabajo podrán solicitar su consulta.
Llega el 12 de mayo y la empresa no ha
implantado el control y nos visita la Inspección de Trabajo
No hay tampoco una norma específica que determine qué debe presentar la
Empresa si la Inspección de Trabajo le visita. En principio solo debería
solicitar los informes de registro donde consta la hora de entrada y de salida
y si se han realizado horas complementarios o extraordinarias.
No se trata solamente de registrar la jornada sino también de demostrar que
se han pagado las posibles horas de más que se hayan realizado, es decir, deben
constar en la nómina del mes respectivo.
Sin embargo, por parte de la Inspección de Trabajo se ha adelantado su
intención de no quedarse con el mero control de la jornada, entrarán a valorar
otros elementos configurativos internos que puedan clarificar el cómputo de las
horas, como pueden ser los contratos de trabajo, acuerdos, calendarios, etc.
En el caso que la Empresa acredite mediante las correspondientes actas, el
estar en negociaciones con el Comité de Empresa para la implantación del
control, la Inspección dará un tiempo prudencial para llegar a dicho acuerdo,
destacando de nuevo el interés primordial que los sistemas de registro de la
jornada vengan garantizados por negociación colectiva.
¿Qué infracción se aplicará a la falta
de control de la jornada?
El propio RDL
8/2019 modifica el art. 7 LISOS añadiendo un nuevo supuesto de
infracción ; el incumplimiento de la obligatoriedad del registro de la jornada
se considera infracción grave con una multa que oscila entre 626 o 6.250 euros,
en función de la gravedad de los hechos. Es importante destacar que la multa es
única por Empresa, aunque afecte a muchos trabajadores, se impone una sola
multa.
Pero no podemos olvidar que tras esta infracción podemos encontrarnos otras
que pueden aflorar si el Inspector de Trabajo nos solicita la documentación
sobre el control del registro de la jornada; y es que aparezcan contratos a
tiempo parcial con jornadas de contratos a tiempo completo lo cual conllevaría
a tener que pagar la diferencia de cotización por los periodos anteriores no
cotizados. O que se acrediten horas extraordinarias no remuneradas ni
cotizadas.
¿Cómo compensar las horas
complementarias o extraordinarias?
Primero de todos debemos determinar qué se considera hora extraordinaria
para determinar si es compensable o no. El art. 35 ET nos
define qué es hora extraordinaria, toda aquella que excede de las 40 horas
semanales y es consentida por el empresario.
No podemos olvidar la STSJ Cataluña de 26
Nov. 2018 (rec. 4640/2018) que calificó de despido disciplinario el
de un gerente de un supermercado que presionaba a realizar horas extras a sus
empleados sin remunerar, en forma de horas de formación cuando estaban
realmente trabajando.
Por convenio colectivo o por contrato de trabajo se puede acordar abonar
las horas o compensarlas. Según el cómputo anual que se haya realizado, el
exceso de horas se deberá compensar con tiempo de descanso retribuido en los
siguientes 4 meses.
El trabajador tiene 1 año para reclamar las horas extras no compensadas.
A la espera de la STJUE
Tras hacerse públicas, el pasado 31 de enero, las conclusiones del abogado
general del TJUE Pitruzzella sobre el caso que enfrenta al sindicato Comisiones
Obreras (CCOO) contra Deutsche Bank SAE y que está juzgando la Audiencia
Nacional, se espera para el próximo de 14 de mayo la sentencia del TJUE, la
cual marcará un precedente.
En dichas conclusiones, Pitruzzella consideraba que «sin un sistema de
cómputo del tiempo de trabajo no existe ninguna garantía de que se respeten
efectivamente el derecho al descanso de los empleados recogidos en la Carta
europea y en las directivas aplicables.
Recordemos también la sentencia de 23 de marzo del
2017 (rec. 81/2016), conocida como el caso Bankia, donde el Tribunal
Supremo excluyó la existencia de una obligación general de registrar la jornada
ordinaria de trabajo.
Futuro desarrollo reglamentario
El Ministerio de Trabajo ha dejado claro que es necesario el desarrollo
reglamentario para recoger todas aquellas matizaciones a las que el nuevo
apartado del art. 34 ET no
ha podido llegar.
En conclusión
Con el fin de evitar duros quebraderos de cabeza, recomendamos que las
empresas adecuen los sistemas de registro de jornada al sector de producción y
a cada perfil de trabajador (comerciales, formadores, administrativos,
directivos, etc.), garantizando en todo momento la fiabilidad y no manipulación
de los datos registrados.
Fuente : WOLTERS KLUWER
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