El objeto de esta nota es dar unas
pautas para decidir cuánto tiempo guardamos la documentación empresarial,
teniendo en cuenta que la normativa existente fija distintos plazos de
prescripción en material mercantil y
fiscal .
Plazo de conservación según normas mercantiles:
El Código de Comercio dispone que los
empresarios conservaran sus libros, correspondencia, documentación y
justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último
asiento realizado en los libros, salvo lo que se disponga por disposiciones
generales o especiales.
Por consiguiente, las empresas deben
conservar toda su documentación
mercantil durante seis años.
No obstante, resulta muy recomendable
conservar indefinidamente:
- Libros oficiales de contabilidad.
- Escrituras.
- Contratos estableciendo relaciones a
largo plazo.
- Copias de seguridad informáticas sobre
registros contables.
Plazo
de conservación del archivo según las normas tributarias:
La Ley General Tributaria establece un
plazo de prescripción en el ámbito
fiscal de cuatro años – a
contar desde la finalización del plazo de presentación de las declaraciones-
para determinar la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación, así como
para exigir el pago de las deudas tributarias, este plazo puede interrumpirse
por cualquier actuación de Hacienda o el propio obligado tributario.
No obstante, las facultades de investigación y
comprobación de la inspección podrán realizarse en todo momento sin que se
hallen sujetas a plazo alguno. Es decir, la actividad sometida a un plazo
prescripción (4 años) es la de determinación de la deuda tributaria mediante la
correspondiente liquidación, pero no la actividad de comprobación que, por
ejemplo, pueda afectar a terceros y comportar obligaciones de suministro de
información a la inspección.
Por ello, las empresas deberían conservar toda la documentación con
trascendencia tributaria durante un período mínimo de seis años a efectos de
una posible actuación de la Administración Tributaria.
Asimismo, la inspección puede llevar a
cabo actuaciones para comprobar partidas contables de ingresos y gastos o
reversiones de ajustes extracontables a las bases imponibles correspondientes a
ejercicios prescritos cuando éstas tengan trascendencia para fijar la base
imponible del ejercicio objeto de comprobación.
Igual ocurre con las bases imponibles
negativas sobre las que se quiera hacer valer el derecho de compensación más
allá de los ejercicios de prescripción, de acuerdo con la Ley del Impuesto
sobre Sociedades.
Esto implica que las empresas deberán
conservar todos los justificantes y documentación que extiendan sus efectos a
ejercicios no prescritos.
Por ejemplo, si una empresa tiene
derecho a amortizar determinados gastos o activos, y a cargar los gastos
correspondientes en las cuentas de resultados de los ejercicios futuros,
también la inspección tiene el derecho a comprobar el origen de tales cargos,
aunque procedan de ejercicios prescritos.
Por la misma razón, cuando existan bases
negativas a compensar (generalmente por haber incurrido en pérdidas contables)
deberá conservarse la documentación del ejercicio en que se produjeron hasta la
prescripción fiscal del ejercicio en que se hubiese compensado.
En consecuencia, es necesario conservar durante un
plazo superior al de prescripción fiscal de cuatro años la documentación
correspondiente a todos aquellos bienes o derechos que puedan generar en el
futuro ingresos y gastos contables/fiscales en concepto de amortizaciones o
beneficios o pérdidas por alteraciones patrimoniales, entre otros:
- Facturas y otros documentos de
adquisición de inmovilizados.
- Facturas de gastos amortizables.
- Documentos de adquisición de valores
mobiliarios.
- Documentación sobre subvenciones.
- Documentación sobre concesiones.
- Declaraciones presentadas por el
Impuesto sobre Sociedades.
- Toda la documentación relativa a
ejercicios con bases imponibles negativas hasta
cuatro años después de haberlas compensado.
PIERA
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08820 El Prat de Llobregat, Barcelona
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